Wat is de rol van de Product Owner in Scrum?

Voor wie nog niet bekend is met Scrum leg ik kort uit wat de Product Owner (PO) rol inhoudt. De PO is eigenaar van het product en eindverantwoordelijk voor alle beslissingen die te maken hebben met de scope van het product. Ze is degene die bepaalt wat het ontwikkelteam gaat maken en wanneer. Ze praat met alle relevante betrokkenen om input te verzamelen en consolideert alle verschillende perspectieven in één productvisie. Ze legt de betrokkenen haar keuzes en die van het team uit in termen van planning, prioriteiten en implementatie-scenario’s. Ook mobiliseert ze de juiste mensen buiten het team wanneer zij nodig zijn voor het project. Als onderdeel van het Scrum team werkt ze zij aan zij met de rest van het team om ervoor te zorgen dat iedereen haar visie voor het product begrijpt en dat het team heeft wat nodig is om deze visie te realiseren. En voor elke release van het product, bevestigt ze dat het product voldoet aan de eisen.

“De Product Owner is eigenaar van het product en eindverantwoordelijk voor alle beslissingen die te maken hebben met de scope van het product. Ze is degene die bepaalt wat het ontwikkelteam gaat maken en wanneer.”

Ze werkt nauw samen met de rest van de teamleden, ook bekend als het ontwikkelteam. Zoals ik noemde in het vorige blog: (Scrum als tool voor innovatie en partnering) bestaat het development team uit professionals met alle competenties die nodig zijn om de productvisie te realiseren. Daar waar de PO bepaalt wat het product moet zijn, bepaalt het ontwikkelteam hoe ze dat gaat realiseren. Ze hebben de vrijheid om de aanpak te kiezen die voor hen het beste werkt, zolang ze zich ook houden aan het Scrum proces. Ze zijn ook constant hun aanpak aan het bekijken en aan het aanpassen om een effectief, zelf-organiserend team te worden.

Agile Product Ownership in een notendop

Het is goed om te benadrukken dat deze verdeling van verantwoordelijkheden er niet voor zorgt dat beide partijen hun eigen ding gaan doen in isolement. In tegendeel: de verdeling vereist juist dat er nauwe samenwerking ontstaat, omdat beide partijen iets hebben wat de ander nodig heeft. Het leidt tot een sterke dynamiek van overleg en samenwerking. Het team assisteert de PO in haar taken op een proactieve manier, daagt de ideeën van de PO uit en brengt de impact van verschillende keuzemogelijkheden in kaart zodat de PO betere keuzes kan maken. Op haar beurt zal een goede PO kritisch zijn op het pad dat het team kiest, en hen vragen of ze andere scenario’s willen onderzoeken om zo wellicht meer waarde te leveren in minder tijd. De PO en het team moeten hecht samenwerken om het beste resultaat te bereiken.

“Daar waar de Product Owner bepaalt wat het product moet zijn, bepaalt het ontwikkelteam hoe ze dat gaan realiseren.”

Neem gerust onze keuken over!

Bij INFO is het altijd iemand van de klant die de rol van PO vervult, wat ik geweldig vind! Door dit te doen, maken we onze klant als het ware de chef van onze professionele IT-keuken. Zij krijgt op die manier toegang tot de beste apparaten, de beste producten, ons competente team en hun kennis om de gerechten te koken die voor haar stakeholders het meest in de smaak vallen. Ze stelt zelf het menu samen, bepaalt welke gang we nu gaan maken en staat aan de pas om elk bord te controleren voordat het naar de gasten gaat.

Lees blog: My recipe for a well-done sprint

Natuurlijk gaat deze metafoor, net als elke andere, ergens een keer niet meer volledig op, maar hopelijk dient ze wel het doel om te laten zien waarom het mobiliseren van de juiste persoon als klant-PO een belangrijk aandachtspunt is als je op deze manier werkt. Alhoewel de mogelijke voordelen groot zijn, hangen er ook duidelijk risico’s aan het overhandigen van de controle over je mooie keuken aan een relatief vreemde. Hoewel dit af en toe tot complicaties kan leiden, geloven wij dat werken met een klant-PO de meest krachtige manier is om partnerschap te creëren met onze klanten, en de beste manier om waardevolle producten te maken.

Wat zijn de kenmerken van een goede Product Owner?

Dit is een vraag die we vaak krijgen wanneer een nieuwe klant haar voorbereidingen treft voor het project. Er zijn uiteraard vele verschillende manieren waarop een PO succesvol kan zijn, en geen twee PO’s zijn hetzelfde. Echter, om deze vraag te beantwoorden zijn we de onderstaande karakteristieken in een PO het meest gaan waarderen.

Een succesvolle Product Owner:

• heeft een sterke visie op het product – weet wat het product probeert te bereiken, de kansen die het heeft en de bedreigingen die er bestaan
• kent de business en wordt gekend door de business – is bekend in en met de praktijk waar het product gebruikt gaat worden
• heeft het expliciete mandaat om keuzes te maken namens de business – de gehele organisatie respecteert zijn of haar keuzes
• is besluitvaardig, zelfs met onvolledige informatie – de Product Owner maakt keuzes namens de business in een kort tijdsbestek
• is in nauw contact met alle relevante stakeholders – is een sterke communicator, assertief en weet hoe je relaties borgt
• is beschikbaar voor de rol – een toegewijde Product Owner is cruciaal voor succes

Een andere reden om de klant de PO te laten verzorgen is om het mogelijke gat in vaardigheden gemakkelijker te overbruggen. Hoe je een goede PO kunt zijn in een Scrum team is iets wat je relatief gemakkelijk kunt leren, vooral wanneer INFO geëquipeerd is om je dat efficiënt bij te brengen en je gedurende het project te begeleiden. Daarentegen is het verkrijgen van respect van de mensen uit de business om namens hen beslissingen te nemen, waarvan de gevolgen nog jarenlang impact kunnen hebben op de manier waarop zij werken, lang niet zo gemakkelijk. Daarom adviseren we onze klanten om een persoon te kiezen die al in de positie is om te spreken namens anderen en de nodige relaties met relevante stakeholders al heeft gelegd.

Lees blog: Vier tips voor stakeholder involvement bij agile projecten

Hoe wordt de Product Owner succesvol in het Scrumteam?

1. Gepaste contractuele voorwaarden

Allereerst is het belangrijk dat het contract zodanig is verwoord dat het dit type samenwerking mogelijk maakt. Een “fixed-price-fixed-scope” contract, zou het toepassen van Scrum met een klant als PO enkel een valse indruk geven van flexibiliteit. Ervoor zorgen dat de contractuele kant zodanig is opgezet dat het een flexibele scope toestaat en dat het contract de PO en het team genoeg vrijheid geeft is een vereiste voor deze aanpak.

2. Het afgeven van de juiste verwachtingen

Ten tweede adresseren we aan de start van elke nieuwe relatie wat de gevolgen zijn van een klant-vertegenwoordiger in de rol van PO. Het vervullen van de rol kost behoorlijk wat tijd en inspanning van onze klant, maar leidt uiteindelijk tot de beste resultaten en de hoogste opbrengst van de investering. Vandaar dat we het als een belangrijke stap zien om hierover aan het begin van het project de verwachtingen te bespreken zodat de klant begrijpt wat de rol van PO precies inhoudt, waarom het voor hen gunstig is om deze rol te vervullen en wat daarvoor nodig is.

3. Ondersteuning tijdens het project

Ten derde zorgen we ervoor dat de PO’s de juiste ondersteuning krijgen wanneer ze in onze teams werken. Dit omvat uiteraard training over Scrum en de technieken die een PO helpen om succesvol te zijn. Ook zorgen we ervoor dat de Scrum Master van het team te allen tijden beschikbaar is om de PO te helpen tijdens het project. Daarbij bevatten onze ontwikkelprojecten een voorbereidende fase waarin we helpen de productvisie helder te krijgen. Voor we de ontwikkeling starten helpen we de PO en haar stakeholders door een programma gebaseerd op “design thinking” principes om de Product Owner te helpen haar productvisie verder uit te kristalliseren.

4. De Product Owner in haar kracht zetten

Tot slot trainen we onze mensen hoe ze onze klant-PO’s succesvol kunnen maken. Als iedereen weet wat zij kunnen doen om hun PO te helpen, wordt onze klant-PO echt een onderdeel van het team, waardoor het team een stuk effectiever wordt. Bovendien werkt het extra motiverend als iedereen in het project aan dezelfde kant staat!

INFO werkt continu aan het verbeteren van zowel onze eigen mensen als onze klant-PO’s om zo een echte innovatiepartner te zijn voor onze klanten, en het maakt mijn baan als Scrum Master geweldig.