Hoe je je Agile-team draaiende houdt in tijden van Corona

By 17 maart 2020Geen categorie

Hoe je je Agile-team draaiende houdt in tijden van Corona

Nu de wereld steeds meer in de ban van het Corona-virus is en we sinds een paar dagen ook de Corona-maatregelen in Nederland effectief zijn is het tijd om te kijken hoe we het beste van deze situatie kunnen maken.

Het begon met het advies om thuis te werken wanneer je met het OV naar werk moest reizen of thuis te blijven bij de eerste tekenen van verkoudheid. Dit advies wordt door INFO en haar medewerkers zeer serieus genomen. Daarom werken bijna alle INFO-medewerkers momenteel vanuit huis. Op afstand werken is niet nieuw voor ons en we weten dat het bijna net zo effectief kan zijn als werken op kantoor.

Maar met mijn hele team vanuit huis werken was iets wat we nog niet eerder hebben gedaan, dus moest de aanpak iets worden aangepast. Als Scrum Master is dit hét moment om echt creatief na te denken over hoe je het meeste uit je Agile team(s) kunt halen.

Fysiek Scrum board versus online Scrum board

Gebruik een online Scrum board. Tot ongeveer een half jaar geleden werkten we met zowel een fysiek (offline) als een online Scrum board (Jira). Hoewel we zeker fan waren van het fysieke Scrum board, zijn we er uiteindelijk toch mee gestopt om de volgende redenen:

  • Offline en online liepen soms niet synchroon;
  • Ons vaste externe teamlid kon het offline bord niet gebruiken en het was moeilijk te zien via de webcam;
  • Standaard is de Jira Active Sprints-weergave echt slecht, maar we hebben het flink verbeterd (gebruik deze gratis Chrome-plug-in + gratis script om dit uit te proberen). Hierdoor konden we een effectieve dagelijkse Scrums houden.

Als je nog geen online Scrum board hebt: begin er een. Gebruik Jira, Trello of een andere Scrum-tool.

Jira Scrumboard

 

Dagelijkse Scrum standup

Omdat we één teamlid hebben dat vanuit een ander land werkt, gebruikten we altijd al video conferencing (Highfive) om onze dagelijkse Scrum uit te zenden, maar omdat álle teamleden nu online zijn, waren enkele kleine aanpassingen nodig:

  1. We gebruiken nu een vaste (alfabetische) volgorde voor de teamleden, terwijl we voorheen de volgorde gebruikte waar de groep in stond tijdens een standup en die is natuurlijk elke dag anders.
  2. De facilitator opent het Jira Active Sprints-scherm, deelt het scherm en verplaatst de subtaken op verzoek van degene die spreekt. Teamleden moeten duidelijk zijn over deze acties.

Helaas heeft Jira geen goede synchronisatiemogelijkheden, zoals Trello of Google docs. Hopelijk zal dit snel verbeteren. Voorlopig moet de facilitator het bord ‘beheren’.

Dagelijkse Scrum Standup via Highfive

 

Ontwikkelen

We houden de hele dag contact via tools als Slack, Confluence en Bitbucket. Dit is altijd onze manier van werken geweest en onze wekelijkse 1-op-1’s worden gedaan via videoconferenties in plaats van F2F-gesprek.

 

Refinement, Sprint review

Geen grote verrassingen hier. We hebben wel ontdekt dat het gebruik van de chatfunctionaliteit van ons videoconferentiesysteem prima werkte voor het inschatten van User Stories tijdens een refinement. Zoals gewoonlijk telt de facilitator af en voert iedereen het door hem gekozen getal in. Als alternatief kun je Slack gebruiken die plug-ins heeft voor online poker tools zoals PlanITpoker of Slack Poker Planner via GitHub, maar met een ervaren team was de chatfunctionaliteit veel gemakkelijker en even effectief.

 

Retrospective

Persoonlijk gebruik ik het liefst Trello voor sommige retro-varianten. Zo kan een Start-Stop-Keep bijvoorbeeld makkelijk gedaan worden als iedereen zijn/haar eigen Trello-scherm open heeft en issues toevoegt/bewerkt, terwijl iedereen deelneemt aan dezelfde video/audioconferentie over deze issues. Stemmen kan met een Power-up, maar je kunt hier ook de toewijzingsfunctionaliteit gebruiken (shortkey: spatie). De kaart waar je het over hebt focus geven kan door middel van het toevoegen van een label (sneltoets: 1).

Zo gebruik je Power-Up in Trello

Sociale interactie

Nu iedereen thuis werkt, missen we wat sociale contacten: elkaar begroeten op kantoor, de gezellige praatjes bij de koffiemachine, de tafeltennistafel, de lunches en de tweewekelijkse drankjes. Enkele ideeën om de motivatie en het moraal hoog te houden:

De lunch
Als je vanuit huis werkt, krijg je waarschijnlijk ook minder beweging, dus voel je vrij om buiten een lunchwandeling te maken (als je niet in een risicogroep of quarantaine zit). Als je de sociale interactie met je collega’s mist, maak dan een open videokanaal waar je collega’s zich bij kunnen aansluiten. Dit kan tijdens het wandelen of tijdens de lunch aan de keukentafel. Hiervoor gebruiken we bij INFO Highfive. Als het kanaal te veel bezoekers heeft, probeer dan op te splitsen.

De borrel
Maak gewoon een afspraak met je collega’s: “Laten we om 17:30u een biertje drinken!” Neem een bakje chips en een biertje, en open een videogesprek. Ik weet het, het echte werk is beter, maar dit is het beter dan niets.

Online Vrijmibo

Het online alternatief voor de tafeltennistafel
Je zult versteld staan ​​hoeveel eenvoudige online multiplayer-spellen er zijn. Open gewoon een videogesprek met één of meer collega’s, kies een game en speel tegen elkaar.

Laatste tips

Wees als Scrummaster of een andere teamfacilitator alert op hoe processen veranderen wanneer iedereen op afstand werkt en probeer deze veranderingen op te vangen. Richt je niet alleen op werkgerelateerde processen, maar let ook op het sociale aspect van deze veranderingen.

Heb je zelf nog tips om te delen? Laat het ons weten via Instagram of Facebook! En was je handen!

Onze laatste blogs en artikelen ontvangen?
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!

Laat hieronder je naam en email achter

Blijf op de hoogte

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang elke maand artikelen en blogs over innovatie en onze podcast.