Mijn recept voor een ‘well-done’ Sprint

16 May 2017

De stress in een professionele keuken van een topchef is vergelijkbaar met de stress van een Sprint. Als Scrum Master binnen info.nl én als iemand met een voorliefde voor koken, zie ik sterke overeenkomsten tussen een Sprint en het bereiden van een meergangendiner. Vergelijk je elke user story met een gerecht? Dan bespreek je eigenlijk met het ontwikkelteam: Welke ingrediënten gebruik je per gerecht? Hoe ga je dat gerecht maken? Wat wordt het menu? Ik geef je mijn persoonlijk recept en praktijktips voor een ‘well-done Sprint’.

Met de Product Owner als restaurateur, heeft het ontwikkelteam van koks de verantwoordelijkheid om zijn exacte wensen vorm te geven en feedback te geven op wat mogelijk is of wat beter zou werken. Mijn rol als Scrum Master is vooral die van facilitator: ik zorg dat het team goed kan werken en begeleid het team en de Product Owner. Er is geen vergelijkbare rol in de keuken en de vergelijking met een Sprint is hier dus niet volledig te maken. Wij leveren bijvoorbeeld alle user stories op ná de Sprint en in een restaurant breng je direct elk gerecht naar de gasten. Echter, qua planning, communicatie en afstemming hebben de keuken en een Sprint bijzonder veel gemeen.

Refinement: Wat kunnen we koken?

Met het menu en de ingrediëntenlijst kijk je eerst met het hele ontwikkelteam hoe groot een ‘gerecht’ is. De Product Owner praat hier net zo lang met het team over een user story totdat het voor iedereen duidelijk is hoe het eruit moet zien en wat er in moet. Vervolgens vraag je per gerecht aan het team: Hoe lang ben je daarmee bezig? De benodigde tijd en complexiteit wordt dan aangegeven in story points. In het begin neem je een aantal voorbeeldgerechten waarvan iedereen weet hoeveel tijd en story points ze kosten. Vervolgens kun je op basis hiervan nieuwe gerechten inschatten.

Qua planning, communicatie en afstemming hebben de keuken en een Sprint bijzonder veel gemeen.

Sprint planning: Hoe bepaal je het menu?

Na de inschatting van de story points voor de afzonderlijke gerechten, kun je het menu voor het meergangendiner gaan bepalen. Welke voorgerechten, hoofdgerechten en nagerechten passen in de tijdsplanning? In de Sprint planning besluit je als team: dit gaan we maken in deze tijd.

Daily stand-up: Hoe ver is iedereen?

Iedere dag bespreek je als Scrum team de vooruitgang, vergelijkbaar met een kort werkoverleg in de keuken. Hoe ver is iedereen met zijn gerecht? Zijn de voorgerechten al klaar? Je wilt bijvoorbeeld niet dat het nagerecht eerder klaar is dan het voorgerecht. De daily stand-up is een belangrijke meetlat voor de Scrum Master om te kijken hoe ver iedereen is en of de besproken planning realistisch is.

Retrospective: Heeft het gesmaakt?

Na oplevering bespreken we met het gehele team hoe de Sprint verliep. Wat hebben we gerealiseerd en wat kunnen we beter oppakken de volgende keer? Wij hanteren hiervoor bijvoorbeeld drie ‘lanes’: Keep, Start en Stop. Wat willen we behouden? Wat kunnen we anders doen? Waarmee zouden we beter kunnen stoppen? Iedereen kan dan zijn punten inbrengen en met ‘dot voting’ maken we gezamenlijk een keuze voor twee of drie belangrijke verbeterpunten.

Scrum-infonl

5 tips van de Sprint chef

Neem deze tips ter harte voor een ‘well done Sprint’:

1. Een Product Owner heeft stakeholders om zich heen, elk met andere belangen. Welke doelstelling is nu het meest belangrijke? Welke user story moet eerder worden opgepakt? De Product Owner luistert naar zijn koks (het ontwikkelteam) om te horen wat er mogelijk en onmogelijk is. Als restaurateur moet hij een eigen visie hebben, maar hij kan niet de speelbal zijn van één stakeholder. Wie wel eens Kitchen Nightmares met Gordon Ramsey heeft gezien, weet precies wat ik bedoel. In dit programma zie je restaurateurs die vasthouden aan de laatste wil van een overleden ouder, de wensen van een stille partner die nooit in de keuken staat of de ideeën van een lokale leverancier.

2. Om het reilen en zeilen van het team goed aan te kunnen sturen, is het belangrijk dat de Product Owner twee of drie dagen in de week op de werkvloer aanwezig is. Doordat de Product Owner fysiek aanwezig is, kan het team snel vragen stellen, specifieke requirements verifiëren en eventueel snel schakelen. De rest van de week is het ook cruciaal dat de Product Owner goed bereikbaar is via telefoon of mail.

3. Het gaat mis wanneer de requirements van een user story niet duidelijk zijn voor het team. Dan zijn de helft van de ingrediënten bijvoorbeeld weggelaten of is slechts een gedeelte van het recept helder. Het team denkt dan: dat is een gemakkelijk recept, dat kunnen we voor één story point realiseren, maar tijdens de voorbereiding ontdekt de kok dan dat hij ingrediënten mist en er veel langer mee bezig is. Het ontwikkelteam moet dan terug naar de Product Owner en de requirements verifiëren, waardoor mogelijk het gerecht ingewikkelder wordt en de maaltijd uit kan lopen of het team een gerecht niet af krijgt.

4. Ziet het er naar uit dat een user story niet klaar zal zijn aan het einde van de Sprint? Tijdens de daily stand-up bespreek je met het team en de Product Owner welke maatregelen je dan kunt nemen. Dit is te vergelijken met een recept dat tijdens de bereiding moet worden aangepast, omdat een ingrediënt niet voorradig blijkt of doordat de bereiding toch te lang duurt.

5. Het aanpassen van een user story tijdens de Refinement meeting kan beter direct worden vastgelegd. Schrijft de Product Owner de aanpassing pas dagen later op? Dan resulteert dit in onduidelijkheid en levert het vertraging op. In de keuken is dit bijvoorbeeld het verschil tussen het vlees eerst marineren of direct op de grill leggen.

Meer weten?